Google フォーム を始めよう！ ①作る前に知ってほしいポイント
公開：２０２２年０９月２０日 更新：２０２２年０９月２０日
Google フォーム を始めよう！
段取りよく進めるコツを紹介 ①作る前に知ってほしいポイント
「実は難しいんでしょ？」と思っている「Google フォーム」は知ってはいるけど使っていない方に向け、Googleフォームを始めるための「段取りよく進めるコツ」をシリーズでご紹介します。「段取り八分、仕上げ二分」という言葉もあるように、仕事に限らずさまざまなことにおいては「段取り」が重要だと言われてます。「物事を行なう順序や手順、またその準備」が見えて理解が深まると、「どうしよう？どこから？」と思っていた不安が減り、「やってみよう！」と思えるようになります。「とにかく簡単に、必要最小限のことを学び、少しでも早く現場で使いたい」と思っている人たちに向けて、ポイントを絞ってご紹介していきます。
目次
5.まとめ
1.Google フォームを段取りよく進めるコツ
「Google フォーム」を段取りよく進めて頂けるように、「①作る前に知っていてほしいポイント」「②作る際の機能や設定ポイント」「③使ってもらうポイント」と、３回に分けご紹介していきます。
今回は「①作る前に知ってほしいポイント」です。
2.Google フォーム で出来ること
「Google フォーム」は、アンケートや問い合わせフォーム、予約やキャンペーンへの申し込みフォームなど、様々な用途で利用されています。まずは「Google フォーム」の３つの便利ポイントをご紹介します。
手軽にフォームを作成
複数の設問形式から選択したり、ドラッグ＆ドロップで設問の順番を変更したり、ブラウザ上で作ることができるので、ネット環境さえ整っていれば作成することができます。また、20種類近くのテンプレートの中から用途に合うものを選択し、設問や選択肢を修正するだけでオリジナルのフォームを作成することが可能です。
どこにいても回答が可能
回答者は外出先などでも、スマホ、タブレット、パソコンといったモバイルデバイスからフォームにアクセスし回答できます。また、回答者の都合の良いタイミングで回答することも可能で、時間の制限が少なくなり、回答してもらう人にとって便利になります。
自動集計で回答を分析
回答者の回答がリアルタイムで更新され、その回答結果が自動集計されたグラフで確認できます。また、表計算ソフトの「Google スプレッドシート」とデータ連携することができ、詳細な分析や自動化を行うことも可能です。
紙で運用していた場合と比べ、圧倒的な効率化が可能になってきます。初めて仕事で活用する際には、感動すること間違いなしです。
3.Google フォームの活用事例
「Google フォーム」の活用シーンで、アンケートが連想されることから「お客様」という発想になりがちですが、実はそれ以外に「社内」や「取引先企業」で日常的な業務で活用がすることが可能です。
「社内」の活用事例を頻度の高いものから紹介すると、日報や業務報告、意見および要望の収集、更には研修を行った際のテストや教育目的での活用といったことでも利用可能です。
実際に運用開始した際のお客様からの感想で、「表計算の入力だとハードルが高いけど、フォームでの入力だと、ITが苦手な人でも始めてもらえる」といった導入効果も確認できています。
「Googleフォーム」の活用し始めにおススメしたいのは、やり直しを許容して貰いやすい「社内の業務」からです。いきなりお客様に向けて行うより、ハードルが下がってくるはずです。
また、「Googleフォーム」を始めてみる業務の一つとして、2022年4月1日より安全運転管理者の業務として義務化されている「アルコールチェック」はいかがでしょうか？
毎日行うことを「Googleフォーム」の運用にすることで、デジタルの恩恵を体感しやすいと思います。
4.Google フォームで運用する場合の流れ
「Google フォーム」で運用する流れを、紙で運用していた場合と比較させながら「圧倒的な効率化になるポイント」を、より詳しくご紹介します。紙で運用する場合は、開始するための準備と印刷を行い、回答者に依頼しその用紙を回収し、結果の集計を行うためのデータ入力といった流れになっていると思います。
「Google フォーム」で運用する流れの場合、スマホ、タブレット、パソコンといったモバイルデバイスからフォームにアクセスし回答してもらうので、「印刷」「回収」「入力」といった工程が不要になります。「準備」といった「Google フォーム」を作成することで、その後の工程が大幅に削減されていきます。
5.まとめ
「①作る前に知ってほしいポイント」として、「Google フォームで出来ること」「Google フォームの活用事例」「Google フォームで運用する場合の流れ」についてご紹介させていただきました。始めた後の運用のイメージを描けたのではないでしょうか。次回は「②作る際の機能や設定ポイント」についてご紹介していきます。
Google フォーム、Google スプレッドシート は Google LLC の登録商標または商標です。