Todoリスト と Keep を使い分けてデジタルの恩恵を受けていきましょう

やることを頭の外へ　頭すっきりが今流！　

ToDoリストとKeepを使い分けてデジタルの恩恵を受けていきましょう

仕事やプライベートで気になることがあると、無意識にそのことを考えてしまい、目の前のことに集中できなく、「進めたくても進まないような・・・」もどかしい状況はアルアルの一つではないでしょうか？
さらには、日々の業務で次々に起こる仕事や頼まれごとに、処理スピードが追いつかず、オーバーフローの状況に・・・
そんな時は、「やりたいこと、やらなければならないこと、気になること」を「Google ToDoリスト」と「Google Keep」を活用して頭の外に置き、頭をすっきりさせるのが今流です。デジタルを活用してデジタルの恩恵を受け、今より効率的に仕事を進めていきましょう。

目次

1.Google ToDoリスト と Google Keep の特徴
2.Google ToDoリスト の機能
3.Google ToDoリスト の共有
4.Google Keep の機能
5.まとめ

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1.Google ToDoリスト と Google Keep の特徴

「Google ToDoリスト」と「Google Keep」はメモ帳アプリで、パソコン、タブレット、スマホといったご利用のすべてのデバイスと同期されるため、いつ、どこにいても入力はもちろん、確認、編集を行えます。
頭の中にある「やらなければならないことや気になること」を頭の外に置くためには、うってつけです。

頭の外に置いた後の利用方法に併せて、「Google ToDoリスト」と「Google Keep」を使い分けることできると、よりデジタルの恩恵を受けることになりますので、それぞれの特徴をご紹介します。
「Google ToDoリスト」は、アラート及びスケジュールと連携が多いので、活動補助として利用することに向いています。一方の「Google Keep」は、ラベルによる整理や他のアカウントとの共有がしやすいので、蓄積と共有として利用することに向いています。それぞれの特徴を前提に活用すると、デジタルの恩恵を受けることができます。
※今回説明する「Google Todoリスト」と「Google Keep」は、企業向けの「Google Workspace」です。

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2.Google ToDoリスト の機能

「Google ToDoリスト」の機能をご紹介します。
 ・どの端末でも、どこからでも、思い付いたことをメモにして、編集できます。
 ・サイドパネルに「ToDoリスト」が表示され、タスクの入力・確認・編集ができます。
 ・タスクをサブタスクに細分化でき、タスクごとに詳細情報を追加できます。
 ・定期的に行われるタスクは、繰り返し設定を行うことが可能です。
 ・期限日順に表示したり、ドラッグ＆ドロップで並べ替えたりすることができます。

「Google カレンダー」と「Gmail」の連携機能をご紹介します。
 ・Googleカレンダー から「ToDoリスト」を直接作成することができます。
 ・スケジュール管理と同時にタスク確認を行え、業務の見通しがしやすく、抜け漏れを防げます。
 ・期限を設定することで通知が届き、忙しい時でもタスクの見逃し防止につながります。

「Gmail」との連携機能をご紹介します。
 ・Gmail から「ToDoリスト」を直接作成することができ、作成元になったメールの追跡ができます。

補足：「ToDoリスト」のタスクを入力する際、期限を設定しなければ、通知やカレンダーへの表示がされません。期限は必ず登録することをお勧めします。

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3.Google ToDoリストの共有

「Google ToDoリスト」は基本的には個人向けであり、チームでのタスク管理には不向きですが、「Gmail」や「Google Chat」の「スペース」を利用することで、ちょっとした業務タスクを共有して管理することが可能です。
※複雑なタスク管理が必要な場合には、スペース以外での確認ができないので、不向きではあります。

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4.Google Keep の機能

「Google Keep」の基本的な機能をご紹介します。
 ・どの端末でも、どこからでも、思い付いたことをメモにして、編集、共有、共同編集できます。
 ・サイドパネルに「Google Keep」が表示され、タスクの入力・確認・編集ができます。
 ・メモ入力以外に、リスト、写真、音声を追加できます。
 ・ラベルや色でメモを整理できます。
 ・メモの種類、ラベルや色、共有しているユーザーなど、様々な検索ができます。

「Google Keep」の面白い機能をご紹介します。
 ・リマインダー設定で、Googleカレンダー表示ができ、指定した時間や場所で通知を受け取れます。
 ・画像の中の文字を簡単にテキスト化することができます。
 ・音声メモを録音すると、自動的に文字に変換されます。

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5.まとめ

「Google ToDoリスト」と「Google Keep」の特徴と機能について紹介させていただきました。
まずは「やりたいこと、やらなければならないこと」を「Google ToDoリスト」を活用して頭の外に置き、頭をすっきりさせます。そして、業務の見通しをよくしながら、アラートといった活動補助を受けていきましょう。そして、「気になること」を「Google Keep」を活用して頭の外に置き、わかりやすいメモ整理や他のアカウントとの共有を活用して、探求や理解を深めてスキルアップにつなげるのが、今流です。
デジタルの恩恵を受け、今より効率的に仕事を進めていきましょう。

Google Todoリスト、Google Keep、Google Workspace、Googleカレンダー、Gmail、Google Chat は Google LLC の登録商標または商標です。